Nella scorsa puntata avevo fatto una rapida panoramica sugli strumenti che possiamo utilizzare per raggiungere i nostri obbiettivi e organizzare di conseguenza il nostro tempo in modo funzionale. Ora ti voglio parlare degli strumenti che uso io.

  1. Un’agenda ad anelli:

    o organizer, della Paperchase, in formato personal. La trovo perfetta perchè mi permette di togliere e mettere fogli e di creare tutte le categorie che voglio. Uso il refill giornaliero (significa una facciata per foglio) perchè scrivo tante cose per ogni giorno. Ho queste categorie: Importanti, Planner, Blog, Studio, Casa e Appunti. In Importanti tengo alcuni fogli con informazioni essenziali (tipo le date gli appelli, NON È UNA BATTUTA!). Planner raccoglie alcuni fogli particolari: un tracker che uso per i compiti di routine tipo le pulizie di casa, dei fogli mensili dove segno gli appuntamenti distanti e il poi il refill giornaliero. Blog, Studio e Casa direi che si commentano da soli e contengono anche liste di cose da fare, mentre Appunti sono solo fogli bianchi dove poter appuntare idee.

  2. Un piccolo taccuino per il blog:

    Questo mi serve per creare, ispirarmi, scrivere, cancellare, disegnare. Ci scrivo tutte le idee e gli spunti che mi vengono in mente per il blog e serve da vero e proprio canovaccio di lavoro. Per me è funzionale tenerlo separato, mi sembra di essere più libera e non per forza dove mi porto l’agenda mi porto anche il quadernino e viceversa.

  3. Calendar:

    Come avevo già spiegato, uso molto Google Calendar sia da pc che da cellulare per impostare gli obbiettivi e gli eventi. Mi piace perchè colorando gli impegni posso subito capire se ho tempo o meno di fare qualcosa e gestisco meglio il flusso delle giornate.

  4. Evernote

    Utilizzo anche tantissimo Evernote, un’app che funziona sia su pc che su cellulare e come Calendar si sincronizza in automatico. Di base è una semplice app per creare delle note, ma mi piace perchè ha un sistema di catalogazione efficace, tramite taccuini (tipo delle cartelle) e tag che permettono subito di trovare quell’appunto preso di corsa un anno fa. Ci scrivo di tutto, non ha un argomento specifico. Mi piace perchè è facile e immediata da usare, mi segue ovunque e trovo sempre tutto (a differenza delle cose in casa, ahi ahi…).

Quindi di fatto come mi organizzo?

Di solito ritaglio un po’ di tempo la domenica per organizzare la settimana seguente. Il metodo a prima vista può sembrare complesso, ma io mi trovo bene e non ci metto più di un quarto d’ora.

Prima di tutto decido gli obbiettivi di quella settimana, lo faccio su un foglio che inserisco nella sezione Planner della mia agenda. Come dicevo allo step 1 di questo percorso, è fondamentale che siano misurabili. Per farti un esempio-tipo delle ultime settimane, potrei scrivere:

  • diritto civile, studiare fino a pag. 300
  • tesi, scrivere 20 pagine
  • sport, almeno 4 volte
  • blog, scrivere questo articolo

Mi raccomando, non più di 4-5 categorie altrimenti impazzite, fate riferimento a quello che avete scritto nel foglio del primo esercizio (perchè l’avete fatto, vero?). E possibilmente scegliete una cosa sola per categoria (ehm ehm, io non sempre sono bravissima in questo).

Questo foglio diventa il mio vademecum per la settimana, la mia luce, il Santo Graal, la mia bussola, quello che volete. Sono le attività più importanti che devo fare, per questo stanno su un foglio a parte. Considerate il foglio come un trono e loro sono le regine. La settimana è andata in po’ in vacca? Non importa, fate quelle 4-5 cose e sarete di un passo più vicine ai vostri VERI obbiettivi. Chissene frega se il pavimento non è pulito. Dovete essere spietate, ok? Non sempre riesco a completare queste attività, anzi quasi mai, ma ci vado quasi sempre molto vicina, ed è questo che mi aiuta ad avvicinarmi alle cose che voglio ottenere.

Dopo aver fatto questo foglio, passo all’organizzazione della settimana. Guardo il calendario mensile per scoprire se ho qualche appuntamento, se ci sono compleanni, do un’occhiata agli eventi in città e simili e magari trascrivo il tutto su Calendar, così per avere un’idea visuale della settimana. Blocchetti colorati, salveranno il mondo (o quantomeno il vostro tempo). Così scoprite se il compleanno di zia Ginetta cade durante il vostro seminario all’estero e cose del genere.

Fatto questo, passo a gestire Calendar in maniera efficace. Se uno dei vostri obbiettivi era studiare tot ore al giorno e vi rendente conto che il compleanno della succitata zia è proprio lì in mezzo alle palle, prendete provvedimenti (no, l’uccisione della zia non vale). È facilissimo soprattutto se lo fate dalla versione web da pc, perchè basta spostare i blocchetti colorati (che sono le cose che dovete fare) su e giù e di giorno in giorno. Se alla fine ci sta tutto, mangiate un cioccolatino! Avete qualche probabilità di riuscire a completare i vostri obbiettivi senza venir meno a tutti gli altri impegni. Ovviamente potete fare la stessa cosa anche in maniera cartacea, basta dedicare un foglio settimanale sulla vostra agenda o bullet journal.

Finito questo, il grosso è andato. Mi dedico allora all’organizzazione del giorno seguente (il temibile lunedì, in questo caso), cosa che faccio tutti i giorni, o la sera prima per il giorno seguente o la mattina stessa. Come faccio?
Semplice: faccio coincidere obbiettivi, azioni, abitudini ed eventi per quel singolo giorno, prendendo un po’ di qui e un po’ di là. Nella mia pagina giornaliera quindi scriverò, per esempio:

  • comprare il regalo alla zia Gina (visto su Calendar)
  • lezione dalle 9 alle 12 (visto su Calendar anche questo)
  • studiare 5 pagine di diritto civile (deriva dagli obbiettivi settimanali)
  • lavare il bagno (preso dal tracker delle pulizie settimanali)
  • fare yoga (abitudine di muoversi tutti i giorni)

Ora, ovviamente scrivo molte più cose di così, questo era solo un esempio. Di solito assegno varie sezioni del foglio a cose diverse (es in alto lo studio, in basso a sinistra le pulizie etc…). Per questo mi serve tanto spazio e uso il giornaliero.

Messa così sembra che usi solo Agenda e Calendar, e in effetti sono i miei strumenti quotidiani, anche perchè mi servono per revisionare se veramente ho portato a termine tutte le attività che mi ero prefissata. Ma uso tantissimo anche Evernote e il quadernino del blog, che per me forse hanno un valore più creativo, dove segno idee e ispirazioni.

Insomma, complicato a spiegarsi, facile a farsi!
Cosa ne pensate? Fate qualcosa di simile a me? Vi ha ispirato?

Giulia

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