La mail è un problema per molti. Stressante, distraente, dovrebbe risolvere i problemi e invece li complica, per non parlare del fatto che comunque ci perdiamo sempre più tempo di quel che dovremmo. Io ho da tempo ingaggiato una battaglia personale per gestire la mia mail efficacemente e senza perdere tempo, ma prima di rivelarti quattro trucchetti che mi sono stati molto utili posso confermare che quello che conta è la costanza. Rispondere alle mail puntualmente, evitare che si accumulino, smistarle subito, tenere sotto controllo le varie cartelle: è quella la cosa fondamentale. Io mi impongo di gestire la posta una volta al giorno e non lasciare arretrati, non è semplicissimo, ma ce la si può fare.

Vediamo invece 4 dritti utili!

Numero uno: basta newsletter inutili

Unroll.me è un sito che offre un servizio tanto semplice quanto geniale. In pratica ti iscrivi, accedi tramite la mail dando il tuo consenso a che unroll.me gestisca le tue mail e… ta dan! Puoi gestire tutte le tue sottoscrizioni a newsletter e cose del genere. Io lo trovo utilissimo perchè è possibile disiscriversi in blocco a newsletter inutili, è mille volte più veloce che passare da ogni singola mail e cercare il tastino “disiscrivimi” e… insomma, mi sta salendo il nervoso solo a pensarci. Così invece in due minuti avete risolto il vostro problema! Piccolo consiglio: se possibile, evitate di accumulare troppe newsletter inutili che alla fine dei conti sono solo spam. Siete proprio sicure di dover essere aggiornate su TUTTE le novità di TUTTI gli shop online in cui avete acquistato? Ecco, no. Piuttosto, prendete l’abitudine di iscriversi a newsletter interessanti come quelle dei blog che amate o di siti che vi piacciono e che mandano contenuti utili. Tra l’altro, unroll.me offre anche il servizio di raggruppare diverse newsletter e farvele vedere tutte insieme: in pratica al posto di 10 email, per esempio, ne ricevete solo 1 che contiene quelle 10, creando meno confusione nella vostra mail.

Numero due: fissati dei limiti

Come dicevo prima, per me è stato fondamentale impormi di gestire la mail almeno una volta al giorno e senza lasciare arretrati. Per alcune persone, però, il problema è il contrario, specie per chi lavora in team o in un ufficio: perdere troppo tempo prezioso stando a controllare la mail ogni due secondi. In quel caso, togliete le notifiche (sì, avete letto bene) e imponetevi delle regole rigide, tipo “non dedicarci più di dieci minuti ogni ora”. Per farlo, vi possono tornare utili i prossimi due consigli.

Numero tre: usa i filtri

Usa il sistema di smistamento automatico offerto dal tuo servizio email. Ha nomi diversi a seconda del provider, su Gmail si chiamano etichette mentre di solito sono semplicemente cartelle. Basta impostare un filtro, per esempio con un certo indirizzo mail (per dire, le mail del vostro capo) e creare una cartella apposita in cui si andranno a radunare tutte le mail spedite dal vostro capo. Se create più cartelle divise per persona o per argomento sarà molto più facile gestirle e anche trovare qualcosa quando c’è bisogno. Potete creare delle cartelle anche per raggruppare un certo numero di email che desiderate conservare – io lo faccio spesso per tenere quei corsi online che si ricevono quando ci si iscrive ad una newsletter, per esempio. So che se non avessi fatto così non sarei mai andata a ricercarli nel mare magnum della cartella “posta in arrivo”.

Numero quattro: sfrutta la risposta automatica

Questo consiglio non l’ho sperimentato in prima persona, ma quando l’ho letto l’ho trovato così geniale che dovevo per forza condividerlo con te. Si tratta di impostare una risposta automatica per aiutarti a rispettare i tempi e i limiti di cui parlavamo al punto 2. Un esempio potrebbe essere:

Ciao, sono Giulia. Al momento sono impegnata a conquistare il mondo. Leggo la mia posta elettronica alle 9 e alle 16, per cui ti prego di aspettare una risposta non prima di quel momento. Se invece hai assoluta urgenza di parlarmi, questo è il mio numero di telefono, chiamami pure! *segue numero di telefono*

Una tecnica del genere risolve un sacco di problemi. Ti aiuta a rispettare i tuoi paletti, così hai tempo da dedicare alle cose più importanti. Calma il tuo interlocutore, che non si sente sperduto in attesa di risposta, ma sa esattamente quando tu leggerai il suo messaggio. Per di più, sa anche che in caso di urgenza può contattarti al numero di telefono, quindi sarà più propenso ad aspettare senza dar di matto. Ovviamente non sarà possibile per ogni tipo di lavoro, ma se puoi, io ti consiglio di provare. Eventualmente, potresti dare una chance anche solo per la tua mail privata… Così da evitare litigi e incomprensioni anche con gli amici.
Bene, i miei consigli per il momento terminano qui. Spero ti siano piaciuti e ti abbiano dato qualche spunto, alla prossima!

Giulia

 

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