Come organizzare l’agenda

Gennaio, mese di pianificazione e momento di organizzare l’agenda! Ci sono poche cose che danno così tanta soddisfazione a noi malate di agendite, come progettare per benino gli impegni dell’anno appena iniziato! Vediamo però qualche suggerimento su come fare per avere un’agenda non solo bella, ma anche funzionale!

Innanzi tutto, se dovete tenere sotto controllo diverse “aree” della vostra vita, vi servirá un’agenda con dei divisori, per esempio un Planner ad anelli  oppure una Midori con i suoi taccuini, oppure se preferite, più agende. Personalmente trovo più comodo avere tutto in un’unica agenda piuttosto che in molte diverse, ed avere tutto sottomano sempre, ma l’importante è che voi vi sentiate comode.

Chiaro, no?

Le aree che ho selezionato io sono:

• Agenda (impegni di tutti i giorni, appuntamenti, visite mediche, compleanni etc)
• To do (liste di cose da fare, tematiche o generiche a seconda)
• Aikido (tutto, dal programma d’esame alle idee per i post del blog dell’aikido)
• Blog (questa è forse l’area più articolata: planner mensile con il calendario editoriale e gli impegni, legenda per il planner, spunti per i vari post, odg delle riunioni, liste di cose da fare etc)
• Menù (si descrive da solo)
• Daily Planner (questa sezione mi serve per organizzare le giornate particolarmente piene)

Potete vedere, oltre che in alcune immagini in questo articolo, la mia agenda qui e anche qui. Se volete invece sapere nei dettagli come ho organizzato la mia agenda, sappiate che ho preparato dei minivideo da mettere nelle stories del nostro instagram e che farò uscire da domani! Mi raccomando, durano solo 24h!

Come organizzare la sezione agenda:

Se lavorate su appuntamenti, siete psicologhe o commercialiste ecc, la scelta migliore è una vista giornaliera o settimanale in verticale, in modo che a colpo d’occhio possiate visualizzare gli impegni della giornata. Fondamentale avere le ore segnate sulle varie righe, in modo da non rischiare mai di sovrapporre più appuntamenti.
Se avete un lavoro d’ufficio o comunque con degli orari di routine ben definiti, invece, non sarà necessaria questa opzione. Personalmente io mi trovo bene con una vista settimanale su due pagine, che mi lascia lo spazio necessario ad aggiungere uno o due impegni al giorno, che possono essere cene, appuntamenti o commissioni. Valutate quindi in base alle vostre esigenze il tipo di vista che vi può servire e non lesinate sulla “comprensibilitá”. Se vi serve per lavoro, dovete capirci bene, righe, quadretti o total white, scegliete un sistema che vi aiuti a tenere le cose a posto. Per esempio i refill filofax hanno le righe ma a me non piacciono, mi trovo meglio con la semplice divisione dei giorni è il resto bianco. Di solito chi non ama le righe o i quadretti ma vuole comunque andare dritto sceglie i fogli puntinati. Io li uso moltissimo per i tracker.

A sinistra una visuale settimanale verticale, al centro un settimanale su due pagine, a destra un settimanale su una pagina. Credits via pinterest

1. Se trovate dei refill con uno spazio libero settimanale, usatelo per segnarvi gli obiettivi della settimana, in modo da avere una direzione chiara da seguire in caso di impegni “travolgenti”. Se tutti vi vessano con continue richieste o se faticate a realizzare i vostri obiettivi, segnare su carta una o due cose da realizzare assolutamente ogni settimana, vi aiuterá a tenere la bussola puntata nella direzione giusta.
2. Post it to do: potete usare anche dei normali post it, purchè siano abbastanza piccoli da inserirsi nello spazio di un giorno dell’agenda, ma esistono anche con le caselline da tracciare. Sono perfetti per il metodo appena descritto sopra, soprattutto se dovete realizzare qualcosa che non ha un appuntamento fisso. In questo modo il post it “viaggia” nell’agenda avanzando nei giorni della settimana fino a che non avrete realizzato gli obiettivi preposti.

 Organizzare la sezione To do list:

Se avete una sezione apposita sull’agenda, vi conviene suddividere le liste per tematiche, per esempio cose che volete realizzare a casa, i passaggi di un determinato progetto o la sequenza di azioni che dovete realizzare. Un altro sistema molto comodo è di suddividere le cose da fare a seconda del luogo: per esempio avere una lista “telefonate” o “cose da fare a casa” piuttosto che “cose da fare in ufficio” vi aiuterá a non avere confusione tra le cose da fare e ad ottimizzare il tempo.

vi sentite così?

Tips:

1. Se dovete fare liste che si protraggono nel tempo, potete comprare o farvi fare le liste forate leggermente più strette e alte rispetto ai refill normali, in modo da poterle avere sempre a vista d’occhio.
2. Se avete delle cose da fare che intendete ripetere per lunghi periodi di tempo (ad esempio scrivere i capitoli di una tesi, attivitá fisica ecc) può essere più efficace usare un tracker delle 52 settimane: create una colonna con le attivitá che vanno fatte settimanalmente e poi tutte le colonne numerate. Quest’anno è anche facile, il primo era lunedì!
3. Per i compiti ripetitivi, come sopra, meglio tenere un tracker che una lista, in modo che abbiate traccia e promemoria del lavoro fatto.

Organizzare i Planner mensili/annuali

Questi Planner vi permettono di tenere traccia a colpo d’occhio di tutto il mese o di tutto l’anno e sono molto utili per impegni saltuari come visite mediche, pagamenti e compleanni. Non ne esistono molti tipi, i più comuni sono i mensili su una pagina (di solito hanno una riga molto stretta per ogni giorno) e i mensili su due pagine, che hanno delle caselline più simili a quelle dei calendari classici e c’è ovviamente più spazio. Le visuali annuali spesso hanno solo delle minuscole caselline.

questa è una visione mensile che adoro, e la uso per segnare il calendario editoriale, i compleanni e gli impegni.

Tips:

1. Per organizzare le attività potete utilizzare un codice colore, magari identico a quello usato nel centro di comando
2. Scegliete una visuale adeguata alle vostre esigenze, che vi permetta di scrivere brevi appunti o notte nei giorni interessati, meglio di un banale calendario senza spazi.
3. Per sfruttare bene le visuali annuali, utilizzate dei simboli, ma fatevi una legenda in caso di crisi di memoria!
4. Per segnare sulla visuale mensile degli impegni di lunga durata (ferie di qualcuno, medicinali da prendere, eventi sportivi, concorsi ecc) i washi tape sono fantastici! Scegliete due o tre colori in abbinamento ai vostri codici e usateli per evidenziare la fascia di giorni in cui si svolte l’impegno in questione. Ovviamente se non vi piacciono, potete risolvere con un bell’evidenziatore!

Organizzare la sezione Menù

Se volete organizzare i menù, meglio una visione settimanale e uno spazio per la lista della spesa. Io ho scelto una visuale che consenta di inserire anche i vari nutrienti: carne rossa, bianca, cereali, riso, pasta, pesce, legumi. In modo da tenere sotto controllo quante volte mangiamo cosa. Non importa che sia verticale o orizzontale, su una o due pagine, purchè voi vi troviate bene, ma se l’agenda viene con voi tutti i giorni, cercate sempre le versioni light non troppo ingombranti (e pesanti!)

come vedete esistono molti tipi di tracker. Nelle stories di Instagram ve ne mostro due particolarmente interessanti, non perdeteveli! credits via pinterest

Altre sezioni interessanti

• Fitness: se fate sport e seguite programmi particolari, una piccola sezione con gli aggiornamenti degli esercizi, dei minuti di corsa o l’aumento dei pesi può permettervi di seguire meglio i vostri progressi.
• Dieta: idem come sopra. Potete scegliere se cercare dei refill appositi da inserire nella sezione agenda oppure se dedicare uno spazio solo alla dieta, quantità di acqua, eventuali sgarri calorici, peso e misurazioni di parti del corpo varie.
• Budget: Potete comprare i refill appositi, stile Kakebo, con segnato il vostro budget a disposizione, gli obiettivi economici del mese, le entrate e le uscite, oppure segnare anche solo il tutto con un semplice foglio quadrettato o rigato. Potrebbe essere utile aggiungere un foglio con il resoconto anuale.
• Libri letti/da leggere: Se vi piace tenere traccia dei libri letti o segnarvi i volumi interessanti che volete leggere, una sezione libri vi è indispensabile. Potete cercare dei refill appositi oppure usare dei fogli semplici rigati, o ancora disegnare una libreria in pieno stile bullet journal o ancora un foglio bianco.
• Lista desideri: se siete come come, probabilmente vi entusiasmano un sacco di cose carine che non vi comprerete mai ma che vi farebbe piacere ricevere in regalo. L’ideale è creare una sezione desideri, in modo da poter sfoderare le vostre richieste a chi vorrebbe farvi pensierini e pensieroni e non ha idee.
• Idee regalo: idem come sopra, onde evitare il panico pre compleanno o pre natalizio, potete fare una piccola sezione con le idee che vi vengono in mente quando siete in giro.
• Tracker di film/serie tv/varie… ecc. Di qualsiasi cosa vi piaccia tenere traccia (ho anche fatto la rima!) potete dedicargli una sezione.

Accessori utili per organizzare l’agenda

• Post It: piccoli o grandi, con le caselline o monocolore, creano una casella bella evidente dove segnare gli appunti importanti e potete spostarli da un punto all’altro o da una settimana all’altra.
• Adesivi colorati, con o senza simboli: se vi create dei codici colori, vi verranno utili per segnare sul planner mensile o annuale gli impegni di diverso tipo.( Alcuni esempi: giallo – pagamenti, rosso – appuntamenti importanti, verde – impegni personali, rosa – cene romantiche, arancione – visite mediche) e via discorrendo.
• Righello forato: sono fatti apposta per essere inseriti nelle agende. Se usate i fogli bianchi potrebbe servirvi per tracciare le righe di un tracker fai da te o per misurare piccoli oggetti.
• Refill bianchi o solo rigati/quadrettati/ecc. senza particolari disegni, senza date ecc. Possono servirvi per prendere appunti, scrivere un numero di telefono al volo o segnarvi un’idea improvvisa o da aggiungere all’agenda normale in caso di progetti extra.
• Una seconda agenda: sembra un controsenso, ma potreste voler conservare alcuni refill. Per esempio quelli dei mesi più interessanti dell’anno passato, del budget o dei menù settimanali, per prendere ispirazione. Io ne ho una becerissima di Flying Tiger Italia, pagata ben 4 euro, che fa molto bene il suo lavoro, devo dire.
• Penne colorate o evidenziatori: sempre per evidenziare impegni e varie. Io se non è glitter, praticamente non scrivo!
• Divisori: non ne ho praticamente parlato, ma se volete avere una buona gestione della vostra agenda, vi servono una quantità adeguata di divisori, uno per ogni area della vostra agenda. Potete ritagliarli voi con dei semplici cartoncini colorati, stamparli o farveli fare (Ce ne sono di bellissimi!) L’importante è che siano abbastanza. Di solito hanno le linguette sul lato destro, dove si può scrivere il soggetto. Se volete suddividere ulteriormente un’area di lavoro, potete sfruttare i divisori con la linguetta nella parte alta dell’agenda.

E voi? come vi siete organizzate?

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Sara

Scrittrice famosa (per ora solo nella sua testa…)
Ama: scrivere, salire a piedi nudi sul tatami, i vecchi videogiochi, il cioccolato e quando il d20 rotola finalmente sul venti.
Odia: il suo lavoro, le giornate con meno di nove ore di sonno, sentirsi ripetere le cose due volte e pesarsi.